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Office Manager (m/f/d) – Part Time (20h)

As a science brand, we are best known for our distinctive animated videos and our elaborate products around the kurzgesagt theme worlds. Through our globally successful YouTube channel with over 18 million subscribers, we aim to inspire people around the world about science and make knowledge accessible and exciting. We believe that well-researched facts are just as important as humor and good storytelling. Nothing in the universe is boring if you tell a good story.


Due to the nature of the role, we are looking for someone who speaks German fluently. Therefore the following job description will be in German.

    Unser internationales Team besteht aktuell aus ca. 62 großartigen Kollegen und Kolleginnen. Um mit uns zusammen unser weiteres Wachstum zu gestalten, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Unterstützung als:

Office Manager (m/f/d) in Teilzeit (20 Stunden)
Standort: München

This is what you'll be doing

  • Als Organisationstalent hast du das Büroleben im Griff, kümmerst dich gern um die Paket- und Postbearbeitung, das Bestellwesen und auch die Kleinigkeiten, die halt so anfallen im Büroalltag. Zusammen mit einer zweiten Office Managerin in Teilzeit kümmerst du dich eigenverantwortlich um einen reibungslosen Ablauf des Office Managements
  • Du behältst nicht nur den Überblick über noch offene Aufgaben, sondern optimierst auch unsere Office Prozesse und kümmerst dich um unsere Versicherungen.
  • Du hast sowohl ein offenes Ohr für unsere Münchner Mitarbeitenden als auch für unser Shared Office Space in Berlin. Dabei kommunizierst du mit den Vermietern und unseren Mitarbeitenden vor Ort und nimmst dich deren Angelegenheiten an
  • Die Koordination von Schulungen und Trainings für Arbeitssicherheit fällt ebenso in deinen verantwortungsvollen Aufgabenbereich. Du bleibst up-to-date mit Fristen für Ersthelfer, Brandschutzhelfer oder Sicherheitsbeauftragte und hast ein Auge auf unsere Erste-Hilfe-Kästen und deren Vollständigkeit.
  • Du sorgst dafür, dass unsere Gemeinschaftsräume inkl. Küche ordentlich und aufgeräumt bleiben und koordinierst unseren Putzdienst.
  • Die Planungen für Veranstaltungen unterstützt du genauso leidenschaftlich wie die Organisation von Geschenken für unsere Mitarbeitenden

This is what you bring to the table

  • Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung und Berufserfahrung im Backoffice oder in einer vergleichbaren Position z.B. als Teamassistenz
  • Aufgeschlossene und kommunikationsstarke Persönlichkeit mit Freude am Umgang mit Menschen
  • Proaktive Herangehensweise und eine Can-Do Mentalität, mit der du flexibel auf unterschiedliche Anforderungen reagierst
  • Sicherer Umgang mit MS Office und Lernbereitschaft für neue Tools
  • Als Teamplayer bringst du eine große Portion Humor und Freude am Austausch im Team mit
  • Du kannst uns an auf jeden Fall Freitags und an mind. 2 anderen Tagen im Münchner Büro unterstützen
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden dein Profil ab

Some perks of working at kurzgesagt

  • Mitarbeit und viel Verantwortung in einer aufregenden Wachstumsphase mit Einblick bei dem weltweit größten Wissenskanal auf YouTube
  • Eine Position mit großem Gestaltungsspielraum. Du hinterlässt deinen eigenen Footprint.
  • Einmalige Unternehmenskultur: Gute Fehlerkultur, flache Organisationsstrukturen mit extrem schnellen Entscheidungswegen, Transparenz und den gemeinsamen Willen, kurzgesagt weiter voranzubringen
  • Arbeitsumfeld: Arbeiten im Herzen von München (Nähe Hauptbahnhof) mit sehr guter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel. Dazu kommt ein kreatives und enthusiastisches Team, das dich in deiner Weiterentwicklung unterstützt
  • 30 Tage Urlaub und ein Augenmerk auf eine gute Work-Life-Balance
  • Zuschuss zur Mitgliedschaft im Fitnessstudio
  • Zuschuss zum ÖPNV-Ticket
  • Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Attraktive Rabatte bei vielen Kooperationspartnern
  • Und zu guter Letzt bekommst du einen personalisierten Avatar und Bird 😉

Wir glauben daran, dass Menschen ihre Gemeinsamkeiten und nicht ihre Unterschiede betonen sollten. Dass wir zusammenwachsen sollten und nur noch die eigenen Fähigkeiten, Werte und intrinsische Motivation zählen sollten. Bei Kurzgesagt ist es egal, wer du bist oder woher du kommst. Niemand wird diskriminiert oder bevorzugt. Es zählt nur, was du kannst und was du bereit bist, zu lernen.

    Informationen zum Datenschutz im Rahmen des Bewerbungsverfahrens findet Ihr unter https://kurzgesagt.org/privacy/. // Please find the relevant information on data protection in the application process at https://kurzgesagt.org/privacy/.

Like what you see?

Dann warte nicht mehr länger! Bewirb dich jetzt, um Teil eines großartigen Teams zu werden und eine spannende Karriere zu starten. Bitte schicke deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (mind. CV inkl. Gehaltsvorstellung und frühestmögliches Startdatum) per E-Mail mit dem Betreff „Office Manager“ an Barbara Breitegger unter hr@kurzgesagt.org. Wir können es kaum erwarten, von dir zu hören! Bei Fragen erreichst du Barbara Breitegger (Head of People & Organisation) unter 089/9545730 – 12.